Mikið er lagt upp úr undirbúningi aðalfunda hjá Eignaumsjón og að rétt sé staðið að boðun funda hjá húsfélögum sem eru í þjónustu hjá félaginu, til að tryggja að fundir og ákvarðanir séu lögmætar og bindandi fyrir eigendur. Í grundvallaratriðum gilda sömu reglur um aðalfundi og almenna húsfundi. Helsti munurinn er sá að á aðalfundum er skylt að taka fyrir ákveðna dagskrá, sem ákveðin er í fjöleignarhúsalögunum. Aðalfundurinn ræðir fyrst og fremst um innri málefni félagsins, afgreiðir ársreikning og rekstrar- og framkvæmdaáætlun, kýs félaginu stjórn og ákvarðar um næstua áfanga í starfsemi félagsins.

Til aðalfunda skal boða skriflega og með sannanlegum hætti með minnst átta og mest 20 daga fyrirvara þar sem tilgreindur er bæði fundartími, fundarstaður og dagskrá. Vilji eigandi fá mál tekið fyrir og til atkvæðagreiðslu á aðalfundi skal hann greina stjórn frá því skriflega með þeim fyrirvara að unnt sé að geta þeirra í fundarboði. Séu allir félagsmenn mættir getur fundurinn samþykkt afbrigði og tekið mál til umfjöllunar og atkvæðagreiðslu, þótt þeirra hafi ekki verið getið í fundarboði.

Samkvæmt fjöleignarhúsalögunum skulu eftirtalin mál tekin fyrir á aðalfundi húsfélags:

• Skýrsla stjórnar og umræður um hana.
• Framlagning ársreikninga til samþykktar og umræður um þá.
• Kosning formanns.
• Kosning annarra stjórnarmanna.
• Kosning varamanna.
• Kosning endurskoðanda og varamanns hans.
• Framlagning rekstrar- og framkvæmdaáætlunar fyrir næsta ár.
• Ákvörðun hússjóðsgjalda.
• Mál sem tiltekin eru í fundarboði.
• Önnur mál.

Góður undirbúningur skilar betri fundi

Ársreikningar 2021 fyrir húsfélög sem eru í þjónustu hjá Eignaumsjón eru unnir af fjármálasviði félagsins og sendir stjórn viðkomandi húsfélags í aðdraganda aðalfundar. Ársreikningurinn er jafnframt lagður fyrir skoðunarmann viðkomandi húsfélags fyrir aðalfund, til yfirferðar og áritunar.

Eignaumsjón stillir einnig upp kostnaðar- og húsgjaldaáætlun og sendir stjórn til skoðunar og samþykktar fyrir aðalfund. Áætlunin byggist á rekstrarsögu húsfélagsins og því er mikilvægt að stjórnir láti Eignaumsjón vita ef ráðast á í fjárfrekar aðgerðir, til að tryggja að kostnaður vegna þeirra komi fram í húsgjaldaáætluninni.

Ef stjórnarskipti eru fram undan í húsfélagi er æskilegt að fráfarandi húsfélagsstjórn hafi tryggt framboð formanns, meðstjórnenda og skoðunarmanna fyrir aðalfund. Það bæði styttir aðalfundartímann og tryggir að ekki þurfi að slíta fundi og boða til nýs aðalfundar, takist ekki að manna stjórn húsfélagsins á fundinum!

Hvenær skal halda aðalfundi?

Samkvæmt fjöleignarhúsalögunum skulu aðalfundir húsfélaga haldnir fyrir apríllok ár hvert. Rétt er þó að árétta að aðalfundir eru ekki ólögmætir þó svo þeir séu ekki haldnir innan þeirra tímamarka. Skemmst er t.d. að minnast þess að félagsmálaráðuneytið heimilað seinkun/frestun aðalfunda húsfélaga árin 2020 og 2021 vegna kórónuveirufaraldursins en vonandi kemur ekki til þess nú að grípa þurfi til slíkra úrræða.