Aðalfundir húsfélaga og rekstrarfélaga sem eru í þjónustu hjá Eignaumsjón hefjast eftir helgina og því í mörg horna að líta hjá starfsfólki, ekki síst fundarteyminu. Í næstu viku eru 25 fundir á dagskrá en að jafnaði verða haldnir um 40 fundir á viku, eða alls á sjöunda hundrað funda fram til aprílloka.
Hjá Eignaumsjón er mikið lagt upp úr undirbúningi aðalfunda og að rétt sé staðið að boðun þeirra, svo tryggt sé að fundirnir verði löglegir og þar með bindandi fyrir viðkomandi hús- og rekstrarfélög. Þunginn af skipulagi og boðun þeirra hvílir á fundarteymi Eignaumsjónar, þjónustufulltrúunum Grétu Maríu Dagbjartsdóttur og Sigríði Guðmundsdóttur, Þór Gíslasyni ráðgjafa og Páli Þór Ármann, forstöðumanni þjónustusviðs Eignaumsjónar.
„Þetta leggst bara vel í okkur. Það er alltaf áskorun að púsla saman fundaplani fyrir alla þessa fundi og undirbúa og skipuleggja dagskrá þeirra, í samstarfi við formenn og stjórnir viðkomandi félaga,“ segir Páll.
Áhersla á rafræna og umhverfisvæna boðun funda
Æ meiri áhersla er lögð á rafræna boðun aðalfunda hjá Eignaumsjón, bæði til að tryggja að fundarboðin skili sér örugglega til viðkomandi, sem og til að draga úr pappírsnotkun sem er umhverfisvænt.
„Til að fá rafræn fundarboð þurfa eigendur að skrá sig með rafrænum skilríkjum eða íslykli inn í Húsbók húsfélagsins, áður mínar síður, sjá hlekk efst til hægri á heimasíðu okkar, www.eignaumsjon.is,“ segir Páll og bætir við að lögum samkvæmt skuli boða til aðalfunda skriflega og með sannanlegum hætti með minnst átta og mest 20 daga fyrirvara þar sem tilgreindur er bæði fundartími, fundarstaður og dagskrá.
„Á aðalfundi er fyrst og fremst rætt um innri málefni félagsins; ársreikningur og kostnaðar- og húsgjaldaáætlanir afgreiddar, félaginu kosin stjórn og ákvarðanir teknar um næstu áfanga í starfsemi viðkomandi félags,“ segir Páll en áréttar jafnframt að ef íbúðaeigendur vilji fá tiltekin mál tekin fyrir til kynningar og atkvæðagreiðslu á aðalfundi skuli viðkomandi greina stjórn frá því skriflega með það góðum fyrirvara að unnt sé að geta þeirra í fundarboði.
„Mikilvægt er einnig að stjórnir og formenn húsfélaga fari vel yfir dagskrá aðalfunda og þau mál sem ræða þarf, s.s. viðhald og framkvæmdir, svo ákvarðanataka verði markviss og skýr. Þá skiptir sköpum fyrir löglega boðun funda að stjórnir hengi upp fundarboð í sameign og setja í póstkassa ef þarf. Við í fundateyminu sjáum svo um að senda fundarboð rafrænt til allra sem hafa skráð sig í húsbókina og gefið upp netfang. Einnig sendum við í bréfpósti fundarboð til eigenda sem skráðir eru til heimilis utan viðkomandi húsfélags,“ bætir Páll við.
Góður undirbúningur – betri fundir
Ársreikningur fyrir nýliðið ár, árið 2022, er unninn af fjármálasviði Eignaumsjónar í aðdraganda aðalfundar og sendur stjórn. Fyrir aðalfund er ársreikningurinn jafnframt lagður fyrir skoðunarmann reikninga húsfélagsins, til yfirferðar og áritunar. Einnig er stillt upp kostnaðar- og húsgjaldaáætlun fyrir yfirstandandi ár, árið 2023, og send stjórn fyrir aðalfund til yfirferðar fyrir fundinn.
„Áætlunin byggist á rekstrarsögu húsfélagsins og því er mikilvægt að stjórnir viðkomandi hús- og rekstrarfélaga láti okkur vita ef fyrirhugað er að ráðast í fjárfrekar aðgerðir, svo tryggt sé að kostnaður vegna þeirra skili sér inn í húsgjaldaáætlunina,“ segir Páll og bætir við að ef stjórnarskipti eru fyrirhuguð í húsfélagi, sé gott að fráfarandi húsfélagsstjórnir séu búnar að tryggja framboð formanns, meðstjórnenda og skoðunarmanns reikninga fyrir aðalfund. „Það styttir fundartíma og tryggir líka að ekki þurfi að grípa til þess að fresta fundi og boða til nýs fundar ef ekki næst að manna stjórn á aðalfundi“.
Aðalfundargögn aðgengileg í Húsbókinni
Tímanlega fyrir aðalfund geta eigendur nálgast fundargögn síns húsfélags í Húsbókinni. Þar má þá finna ársreikning fyrir árið 2022 og kostnaðar- og húsgjaldaáætlun fyrir árið 2023, ásamt fundarboði og öðrum gögnum sem leggja á fyrir fundinn.
Í Húsbókinni er líka leitast við að safna saman og gera aðgengileg öll helstu gögn viðkomandi húsfélags, þ. á m. eldri ársreikninga og aðalfundargögn húsfélaga sem hafa verið í þjónustu til lengri tíma hjá Eignaumsjón. Einnig er hægt að senda ýmsar þjónustubeiðnir rafrænt í gegnum Húsbókina, s.s. tilkynningar um nafnabreytingar og eigendaskipti, breytingar á heimilsfangi, húsfélagsyfirlýsingar, beiðnir vegna útlagðs kostnaðar og fleira.
