#Yfir 20 ára þekking og reynnsla

Yfir 20 ára þekking og reynsla við framkvæmd aðalfunda húsfélaga

Jan 24, 2023 | Fréttir

„Tími aðalfunda, frá janúarbyrjun til aprílloka, er áhugaverður því þá gefst tækifæri til að hitta viðskiptavini augliti til auglits og heyra hvað er efst á baugi hjá þeim,“ segir Þór Gíslason, sem nýlega kom til starfa hjá félaginu sem ráðgjafi á þjónustusviði. Hann er líka í fundarteymi Eignaumsjónar, enda hokinn af reynslu eftir að hafa starfað sem fundarstjóri hjá Eignaumsjón svo árum skiptir.

Eignaumsjón hf. er umsvifamesta fyrirtæki landsins í þjónustu við húsfélög og rekstrarfélög fasteigna og býr að yfir 20 ára þekkingu og reynslu viðað halda aðalfundi húsfélaga og rekstrarfélaga atvinnuhúsnæðis. Á döfinni er að halda á sjöunda hundrað aðalfundi fram að apríllokum.

Bjóðum húsfélög velkomin í viðskipti

„Ný húsfélög eru að sjálfsögðu velkomin í viðskipti til okkar,“ segir Þór og bætir við að það er hans reynsla sem fundarstjóri hjá Eignaumsjón til margra ára að almenn ánægja sé hjá bæði stjórnum húsfélaga og eigendum með þá þjónustu sem félögin eru að fá.

„Við einföldum störf hússtjórna, leysum hratt og örugglega úr málum og spörum þeim tíma, með það að markmiði að ná fram hagræðingu og árangri í rekstrinum.“

Aukin áhersla á rafræna boðun funda

Mikið er lagt upp úr undirbúningi aðalfunda hjá Eignaumsjón og rétt sé staðið að boðun þeirra, svo fundir verði löglegir og bindandi fyrir þátttakendur. Til að tryggt sé að fundarboð skili sér örugglega til eigenda er æ meiri áhersla lögð á rafræna boðun aðalfunda hjá Eignaumsjón, sem er líka umhverfisvænna og dregur verulega úr pappírsnotkun.

„Á aðalfundi er fyrst og fremst rætt um innri málefni félagsins; ársreikningur og kostnaðar- og húsgjaldaáætlanir afgreiddar, félaginu kosin stjórn og ákvarðanir teknar um næstu áfanga í starfsemi viðkomandi félags,“ segir Þór.

Viðbúið að sorpmál og hleðsla rafbíla verði í brennidepli

„Það er líka viðbúið að okkar mati að sorpmál verði töluvert í brennidepli á aðalfundum á þessu ári vegna þeirra breytinga sem eru í farvatninu með gildistöku laga um hringrásarhagkerfi nú um áramótin. Til að mæta ákvæðum laganna verður byrjað að safna lífrænum eldhúsúrgangi á höfuðborgarsvæðinu í vor og innleitt nýtt flokkunarkerfi úrgangs á vegum Sorpu og sveitarfélaganna á svæðinu, eins og fram kom á mjög vel sóttum hádegisfundi hjá okkur í haust,“ segir Þór en áréttar að stefnt sé að því af hálfu SORPU að íbúarnir finni lítið fyrir þessum breytingum.

„Það verður þó að teljast líklegt að svo umfangsmiklar breytingar komi til umræðu á mörgum aðalfundum í tengslum við umræðum um sorpflokkun og umgengni um sorpgeymslur.“

Hleðsla rafbíla er annað mál sem brennur á mörgum húsfélögum. Mörg þeirra hafa verið að nýta sér hlutlausa úttekt Eignaumsjónar á hleðsluaðstöðu og þeim félögum fer einnig fjölgandi sem eru að láta Eignaumsjón halda utan um innheimtu vegna rafbílanotkunar og rukka kostnaðinn með húsgjöldum viðkomandi rafbílaeigenda, sem sparar færslugjöld og viðkomandi njóta hagstæðra kjara á rafmagni sem bjóðast viðskiptavinum Eignaumsjónar. Þá er alltaf töluvert um mál sem snúa að dýrahaldi í fjölbýlishúsum, setningu húsreglna og fyrirkomulagi svalalokana.

Fundargögn aðgengileg í Húsbók – mínar síður á vef Eignaumsjónar

Tímanlega fyrir aðalfund geta eigendur húsfélaga í þjónustu hjá Eignaumsjón nálgast fundargögn síns húsfélags í Húsbókinni. Þar má þá finna ársreikning fyrir árið 2022 og kostnaðar- og húsgjaldaáætlun fyrir árið 2023, ásamt fundarboði og öðrum gögnum sem leggja á fyrir fundinn. Í Húsbókinni er líka leitast við að safna saman og gera aðgengileg öll helstu gögn viðkomandi húsfélags, þ. á m. eldri ársreikninga og aðalfundargögn húsfélaga sem hafa verið í þjónustu til lengri tíma hjá Eignaumsjón. Einnig er hægt að senda ýmsar þjónustubeiðnir rafrænt í gegnum Húsbókina, s.s. tilkynningar um nafnabreytingar og eigendaskipti, breytingar á heimilisfangi, húsfélagsyfirlýsingar, beiðnir vegna útlagðs kostnaðar og fleira.

Viðtalið við Þór Gíslason, sem kom nýlega til starfa hjá Eignaumsjón, birtist í hverfisblöðum Grafarvogs, Grafarholts og Árbæjar í janúar 2023.

Þór ráðgjafi á þjónustusviði Eignaumsjónar

Jan 13, 2023 | Fréttir

Aðalfundir að hefjast – áhersla á rafræn fundarboð

Jan 5, 2023 | Fréttir

Aðalfundir húsfélaga og rekstrarfélaga sem eru í þjónustu hjá Eignaumsjón hefjast eftir helgina og því í mörg horna að líta hjá starfsfólki, ekki síst fundarteyminu. Í næstu viku eru 25 fundir á dagskrá en að jafnaði verða haldnir um 40 fundir á viku, eða alls á sjöunda hundrað funda fram til aprílloka.

Hjá Eignaumsjón er mikið lagt upp úr undirbúningi aðalfunda og að rétt sé staðið að boðun þeirra, svo tryggt sé að fundirnir verði löglegir og þar með bindandi fyrir viðkomandi hús- og rekstrarfélög. Þunginn af skipulagi og boðun þeirra hvílir á fundarteymi Eignaumsjónar, þjónustufulltrúunum Grétu Maríu Dagbjartsdóttur og Sigríði Guðmundsdóttur, Þór Gíslasyni ráðgjafa og Páli Þór Ármann, forstöðumanni þjónustusviðs Eignaumsjónar.

„Þetta leggst bara vel í okkur. Það er alltaf áskorun að púsla saman fundaplani fyrir alla þessa fundi og undirbúa og skipuleggja dagskrá þeirra, í samstarfi við formenn og stjórnir viðkomandi félaga,“ segir Páll.

Áhersla á rafræna og umhverfisvæna boðun funda

Æ meiri áhersla er lögð á rafræna boðun aðalfunda hjá Eignaumsjón, bæði til að tryggja að fundarboðin skili sér örugglega til viðkomandi, sem og til að draga úr pappírsnotkun sem er umhverfisvænt.

„Til að fá rafræn fundarboð þurfa eigendur að skrá sig með rafrænum skilríkjum eða íslykli inn í Húsbók húsfélagsins, áður mínar síður, sjá hlekk efst til hægri á heimasíðu okkar, www.eignaumsjon.is,“ segir Páll og bætir við að lögum samkvæmt skuli boða til aðalfunda skriflega og með sannanlegum hætti með minnst átta og mest 20 daga fyrirvara þar sem tilgreindur er bæði fundartími, fundarstaður og dagskrá.

„Á aðalfundi er fyrst og fremst rætt um innri málefni félagsins; ársreikningur og kostnaðar- og húsgjaldaáætlanir afgreiddar, félaginu kosin stjórn og ákvarðanir teknar um næstu áfanga í starfsemi viðkomandi félags,“ segir Páll en áréttar jafnframt að ef íbúðaeigendur vilji fá tiltekin mál tekin fyrir til kynningar og atkvæðagreiðslu á aðalfundi skuli viðkomandi greina stjórn frá því skriflega með það góðum fyrirvara að unnt sé að geta þeirra í fundarboði.

„Mikilvægt er einnig að stjórnir og formenn húsfélaga fari vel yfir dagskrá aðalfunda og þau mál sem ræða þarf, s.s. viðhald og framkvæmdir, svo ákvarðanataka verði markviss og skýr. Þá skiptir sköpum fyrir löglega boðun funda að stjórnir hengi upp fundarboð í sameign og setja í póstkassa ef þarf. Við í fundateyminu sjáum svo um að senda fundarboð rafrænt til allra sem hafa skráð sig í húsbókina og gefið upp netfang. Einnig sendum við í bréfpósti fundarboð til eigenda sem skráðir eru til heimilis utan viðkomandi húsfélags,“ bætir Páll við.

Góður undirbúningur – betri fundir

Ársreikningur fyrir nýliðið ár, árið 2022, er unninn af fjármálasviði Eignaumsjónar í aðdraganda aðalfundar og sendur stjórn. Fyrir aðalfund er ársreikningurinn jafnframt lagður fyrir skoðunarmann reikninga húsfélagsins, til yfirferðar og áritunar. Einnig er stillt upp kostnaðar- og húsgjaldaáætlun fyrir yfirstandandi ár, árið 2023, og send stjórn fyrir aðalfund til yfirferðar fyrir fundinn.

„Áætlunin byggist á rekstrarsögu húsfélagsins og því er mikilvægt að stjórnir viðkomandi hús- og rekstrarfélaga láti okkur vita ef fyrirhugað er að ráðast í fjárfrekar aðgerðir, svo tryggt sé að kostnaður vegna þeirra skili sér inn í húsgjaldaáætlunina,“ segir Páll og bætir við að ef stjórnarskipti eru fyrirhuguð í húsfélagi, sé gott að fráfarandi húsfélagsstjórnir séu búnar að tryggja framboð formanns, meðstjórnenda og skoðunarmanns reikninga fyrir aðalfund. „Það styttir fundartíma og tryggir líka að ekki þurfi að grípa til þess að fresta fundi og boða til nýs fundar ef ekki næst að manna stjórn á aðalfundi“.

Aðalfundargögn aðgengileg í Húsbókinni

Tímanlega fyrir aðalfund geta eigendur nálgast fundargögn síns húsfélags í Húsbókinni. Þar má þá finna ársreikning fyrir árið 2022 og kostnaðar- og húsgjaldaáætlun fyrir árið 2023, ásamt fundarboði og öðrum gögnum sem leggja á fyrir fundinn.

Í Húsbókinni er líka leitast við að safna saman og gera aðgengileg öll helstu gögn viðkomandi húsfélags, þ. á m. eldri ársreikninga og aðalfundargögn húsfélaga sem hafa verið í þjónustu til lengri tíma hjá Eignaumsjón. Einnig er hægt að senda ýmsar þjónustubeiðnir rafrænt í gegnum Húsbókina, s.s. tilkynningar um nafnabreytingar og eigendaskipti, breytingar á heimilsfangi, húsfélagsyfirlýsingar, beiðnir vegna útlagðs kostnaðar og fleira.