Fasteignaeigendur og greiðendur húsgjalda í húsfélögum hjá Eignaumsjón geta nú veitt öðrum aðgang að upplýsingum tengdum sinni eign í Húsbókinni – mínum síðum eigenda. „Breytingarnar ættu að vera fagnaðarefni fyrir aðstandendur sem taka að sér samskipti við húsfélög hjá okkur,“ segir Gunnþór Steinar Jónsson, forstöðumaður þjónustusviðs Eignaumsjónar. „Þetta kemur sér einnig vel fyrir starfsfólk fyrirtækja og félaga sem eiga fasteignir í húsfélögum sem eru í þjónustu hjá okkur, sem og skiptastjóra dánarbúa og erfingja.“

Fasteignaeigendur og greiðendur sem vilja veita umboðshafa aðgang að sínum húsbókaraðgangi, gera það með því að skrá sig inn í húsbókina og slá inn kennitölu viðkomandi og veita samþykki. Í framhaldinu getur þá umboðshafi skráð sig inn í húsbókina á sínum rafrænu skilríkjum. „Ef um aðgang að Húsbók dánarbús er að ræða gætu aðstandendur þurft að leita aðstoðar hjá þjónustuverinu okkar til að breyta aðgangsheimildum,“ áréttar Gunnþór.

„Önnur áhugaverð nýjung sem við erum búin að setja inn í Húsbókina er að stjórnir hafa nú aðgang þar að lista yfir eigendur fasteigna sem tilheyra viðkomandi húsfélagi, sem veitir stjórn á hverjum tíma betri yfirsýn og auðveldar samskipti.“

Öll helstu gögn aðgengileg

„Með tilkomu Húsbókarinnar í nóvember 2020, fyrir sléttum þremur árum, var stigið stórt skref til að bæta enn frekar þjónustu við viðskiptavini okkar,“ segir Gunnþór. Þar geta bæði eigendur og stjórnir í húsfélögum og rekstrarfélögum atvinnuhúsa séð upplýsingar um sitt húsfélags og fylgst með greiðslustöðu, hvar og hvenær sem hentar, í tölvu, spjaldtölvu eða snjallsíma. Eigendur sjá m.a. upplýsingar um húsgjöld, greiðsluseðla, fundargerðir og kröfusögu. Stjórnir hafa yfirsýn yfir daglega fjárhagsstöðu húsfélagsins; stöðu bankareikninga, útistandandi húsgjöld/framkvæmdagjöld og stöðu innheimtukrafna allra greiðenda. Þá er hægt að tilkynna nafnabreytingar, eigendaskipti og breytingar á heimilisfangi í Húsbókinni, óska eftir húsfélagsyfirlýsingu vegna sölu á fasteignum, senda inn beiðnir fyrir útlögðum kostnaði og virkja afslætti sem standa viðskiptavinum Eignaumsjónar til boða. Þegar við á eru eftirlitsskýrslur vegna Húsumsjónarþjónustu Eignaumsjónar einnig aðgengilegar stjórnum í Húsbókinni.

„Nú styttist í tíma aðalfunda hús- og rekstrarfélaga og má því líka nefna að í aðdraganda aðalfunda eru öll fundargögn aðgengileg í Húsbókinni. Ég vil líka hvetja eigendur til að haka við beiðni í Húsbókinni um að fá sent rafrænt aðalfundarboð, það eykur skilvirkni fundarboðunar. Í Húsbókinni er enn fremur hægt að nálgast  ársreikninga, kostnaðaráætlanir, tryggingarskírteini og ýmis gögn sem snúa að viðhaldi og framkvæmdum viðkomandi húsfélags,“ bætir Gunnþór við.

Fleiri endurbætur á döfinni

Samhliða breytingunum núna hefur leit í Húsbókinni verið endurbætt og textar samræmdir til að hafa allt notendaviðmót sem fljótvirkast og þægilegast. Notandi þarf ávallt að skrá sig þegar farið er inn í Húsbókina úr nýju tæki eða tölvu en til hagræðis helst aðgangur virkur í 35 daga í viðkomandi tæki. Innskráning í Húsbókina er aðgangsstýrð með rafrænum skilríkjum í snjallsíma eða með íslykli, til að tryggja að einungis þeir sem eiga rétt á að skoða umrædd gögn hafi aðgang að þeim.

„Það er markmið okkar að efla Húsbókina enn frekar á næsta ári, enda er það trú okkar að greinargóðar og aðgengilegar upplýsingar auki virði fasteigna. Við viljum að eigendur í húsfélögum og atvinnuhúsum sem eru í þjónustu okkar njóti þess,“ segir Gunnþór að lokum.