Spurt og svarað

Ákvarðanir um framkvæmdir og viðhald sameignar eru jafnan teknar á húsfundum. Samhliða ákvörðun um viðhaldsframkvæmdir þarf einnig að huga að því hvernig húsfélagið hyggst fjármagna framkvæmdirnar og ákveða fyrirkomulag innheimtu fyrir framkvæmdunum.

Innskráning í Húsbókina er aðgangsstýrð til að tryggja gagnaöryggi. Smellið á hlekkinn HÚSBÓKIN uppi til hægri á stikunni á heimasíðu Eignaumsjóna og þá kemur upp innsrkáningarsíða til að ská sig inn.  Notandi (eigandi/greiðandi) skráir sig inn með kennitölu og rafrænum skilríkjum, s.s. í snjallsíma eða með auðkennisappi.  Þá geta bæði einstaklingar og prókúruhafar fyrirtækja heimilað öðrum að fara með málefni viðkomandi einstaklings eða lögaðila í Húsbókinni. Hlekkur til að veita umboð er á eignaumsjon.is/umbod-fyrir-husbokina.

Með sérstöku samþykktarkerfi er óskað eftir staðfestingu á greiðslu reikninga fyrir hönd húsfélagsins. Algengast er að formaður stjórnar eða stjórn staðfesti eða samþykki reikninga. Stjórn getur hins vegar ákveðið að hafa samþykktarferlið með öðrum hætti. Reikningar sem byggja á samningi eru greiddir en kallað er eftir samþykki fyrir greiðslu annarra reikninga.

Kröfur vegna húsgjalda og framkvæmdagjalda stofnast í heimabönkum greiðenda. Greiðsluseðlar birtast ekki undir rafræn skjöl í heimabankanum. Greiðsluseðlar eru ekki sendir út í bréfpósti nema um slíkt sé beðið sérstaklega. Greiðsluseðlar eru aðgengilegir greiðendum í Húsbókinni á heimasíðu Eignaumsjónar.

Eitt af lykilatriðum í fjármálaþjónustunni okkar er örugg innheimta húsgjalda og vanskil eru ávallt meðhöndluð sjálfkrafa samkvæmt föstu innheimtuferli. Innheimtunni er fylgt eftir með áminningum og viðvörunum bréf- og símleiðis, ef ekki er greitt á réttum tíma skv. ákveðnu innheimtuferli. Ef ekkert gerist og engar greiðslur berast í þrjá mánuði frá eindaga fer málið í löginnheimtu. Húsgjöld og framkvæmdainnheimtur bera lögveð í eitt ár frá gjalddaga kröfunnar og því er mikilvægt að innheimtuferlinu sé fylgt eftir svo lögveð glatist ekki.

Upplýsingar um stjórn húsfélagsins er að finna í Húsbókinni á heimasíðu Eignaumsjónar.

Kostnaðaráætlun byggir fyrst og fremst á rauntölum úr rekstri. Horft er til þess hvernig kostnaður hefur þróast síðustu mánuði og ár ásamt því að taka mið af verðlagshækkunum. Einnig kemur reynsla og þekking starfsfólks Eignaumsjónar, sem vinnur að áætlanagerð fyrir fjöldann allan af húsfélögum, að góðum notum. Mikilvægt er jafnframt að koma upplýsingum frá stjórn húsfélags inn í áætlanagerðina, m.a. ef ákveðin verkefni eru á döfinni svo hægt sé að áætla fyrir slíkum útgjöldum.

Eigandi tilkynnir sjálfur um tjón í séreign sinni til tryggingarfélags húsfélagsins. Finna má tryggingarskírteini og um hvaða tryggingarfélag ræðir í Húsbókinni (mínar síður eigenda) á vef Eignaumsjónar.

Hægt er að fá sent fundarboð í tölvupósti og hvetjum við eigendur til þess að nýta sér þann möguleika. Ef eigandi óskar eftir að fá fundarboð sent í tölvupósti getur hann  fyllt út beiðni  í Húsbókinni með réttu netfangi og staðfest ósk um að nota það fyrir fundarboðun.

Fyrir aðalfund ár hvert er unninn ársreikningur fyrir húsfélagið. Ársreikningurinn inniheldur rekstrarreikning með sundurliðun á hlutfallsskiptum og jafnskiptum rekstrargjöldum, efnahagsreikning og sundurliðanir ásamt rekstraruppgjöri í sumum tilvikum. Fært er viðskiptamannabókhald þar sem hver eign er í raun viðskiptamaður, enda er það eignin sem stendur skil á húsgjöldum til húsfélagsins. Nýr ársreikningur er aðgengilegur í Húsbókinni fyrir aðalfund húsfélags. Þar eru jafnframt eldri ársreikningar aðgengilegir.

Fyrir aðalfund ár hvert er unninn ársreikningur fyrir húsfélagið. Ársreikningurinn inniheldur rekstrarreikning með sundurliðun á hlutfallsskiptum og jafnskiptum rekstrargjöldum, efnahagsreikning og sundurliðanir ásamt rekstraruppgjöri í sumum tilvikum. Fært er viðskiptamannabókhald þar sem hver eign er í raun viðskiptamaður, enda er það eignin sem stendur skil á húsgjöldum til húsfélagsins. Nýr ársreikningur er aðgengilegur í Húsbókinni fyrir aðalfund húsfélags. Þar eru jafnframt eldi ársreikningar aðgengilegir.

Húsumsjón felur í sér reglulegar eftirlitsferðir þar sem fylgst er með hita og örðum kerfum í sameign, þjónustuaðilum, umgengni og smærri viðhaldsverkefnum sinnt. Eða eins og einn viðskiptavina orðaði það: „Húsumsjónin er eins og starf húsmóðurinnar að því leyti að það tekur enginn eftir því hvað er gert fyrr en þjónustan hættir.“

Í Húsbókinni, sem er aðgengileg á heimasíðu Eignaumsjónar, geta viðskiptavinir nálgast helstu gögn síns húsfélags, s.s. fundargerðir, húsgjöld (greiðsluseðla og kröfusögu), tryggingar, ársreikninga o.fl. Stjórnarmenn geta séð daglega fjárhagsstöðu húsfélagsins, stöðu bankareikninga, útistandandi kröfur og stöðu innheimtukrafna.

Tíðni eftirlitsferða er ákveðin í upphafi samnings. Vikulegar heimsóknir eru algengar en einnig er hægt að vera með hálfsmánaðarlegar og mánaðarlegar heimsóknir. Í tengslum við eftirlitsferðir verður til skýrsla þar sem fram koma helstu aðgerðir og verkefni sem unnin hafa verið. Þessi skýrsla er aðgengileg stjórn húsfélagsins í Húsbók félagsins á heimasíðu Eignaumsjónar.

Verkkaupi getur fengið endurgreiddan virðisaukaskatt af vinnu manna við íbúðarhúsnæði, í takt við gildandi reglur á hverjum tíma hjá Skattinum. Húsfélagið er verkkaupi og sækir Eignaumsjón um endurgreiðslu jafnt jafnt og þétt yfir árið fyrir hönd húsfélaga vegna vinnu við sameign. Í stórum viðhaldsframkvæmdum getur endurgreiðslan oft á tíðum verið há upphæð en það ber þó að nefna að húsfélagið þarf að greiða reikning, áður en hægt er að fá endurgreiðslu frá Skattinum. Mikilvægt er því að fjármagna framkvæmdina að fullu og deila síðan út endurgreiðslunni, t.d. með framkvæmdauppgjöri í lok verks.